TPM质量管理体系文件内容
来源/作者：TPM咨询服务中心 丨 发布时间：2017-04-15 丨 浏览次数：
TPM管理咨询公司提出：质量管理体系中特殊过程是指某些加工质量不易或不能通过其后的检验或试验而得到充分验证的过程（工序）。典型的特殊过程有：焊接、热处理、电镀、涂漆、塑料、铸造、锻造、压铸、粘结等。不同的行业都能找到自己所具有的特殊过程。这种特殊过程加工的产品质量不能完全依靠检验来验证，需要进行连续的参数监控，以确保过程质量的稳定。
质量体系文件流程
企业在推行质量管理体系过程中，诸多企业在实施过程中普遍存在着体系文件的适用性不高，简约化不够，系统性不强，应用率偏低，体系运行与实际工作脱节，“水土不服”、“被贯标”和“两张皮”等问题，主要原因是企业只注重体系文件的编写，没注重体系文件的管理。
一、问题的提出
企业在推行质量管理体系过程中，严格按照GB/T19001-2008《质量管理体系要求》规定建立体系文件，实施体系运行，并持续改进提高。但从过程控制的角度观察和持续改进的观点看待，诸多企业在实施过程中普遍存在着以下问题：
一是体系文件的适用性不高，简约化不够，系统性不强，应用率偏低。
二是修改的、新发布的制度、流程和痕迹记录没有及时进入体系文件。
三是大量原始记录的手工处理，费时量大，信息流失率高，共享水平低，严重影响体系运行的质量和效率。
四是体系运行信息零散存储，没有建立必要的联系，查询检索困难，难以保证快捷、准确、不丢失。
五是企业管理体系的发展正趋向于多标一体化，企业缺乏统一的话语标准、数据入口和信息采集渠道。运行过程中经常出现文件不规范、数据不准确、信息不可靠等质量问题。同时带来管理规范化的价值未能得到充分的挖掘。
以上问题造成体系运行与实际工作脱节，“水土不服”、“被贯标”和“两张皮”现象比较突出。究其原因，笔者认为主要是企业只注重体系文件的编写，没注重体系文件的管理。
二、改进的建议
针对出现的问题，笔者建议在严格遵照GB/T19001-2008《质量管理体系要求》的前提下，结合企业的实际，按属性管理的原则，对体系文件进行分级、公类、分层、对标等多维度进行管理。
（一）赋予体系文件的属性
1、属性管理内涵
管理具有自然属性和社会属性二重性，是马克思主义关于管理问题的基本观点。管理的自然属性是与生产力相联系的属性，即管理源于许多人一起进行的协作劳动，是有效组织共同劳动所必需的，具有同生产力和社会化大生产相联系的自然属性；管理的社会属性是与生产关系相联系的属性，即管理是在一定的生产关系条件下进行的，必然体现着生产资料所有者指挥劳动、监督劳动的意志，因此它又有同生产关系和社会制度相联系的社会属性。管理是自然属性与社会属性的统一。
2、定性分别管理
根据管理具有自然属性和社会属性二重性特点，笔者试着对体系文件进行属性管理定位，并分别进行管理：
（1）按自然属性定位分成三级文件架构管理
质量体系文件的内容主要是质量方针和目标、质量手册、程序文件、作业文件和质量记录5个部分，一般分为一级文件—质量手册（包质量方针和目标），二级文件—程序文件，三级文件—作业文件、作业规范、质量计划和质量记录等。这是GB/T19001-2008《质量管理体系要求》对企业的普遍标准，对体系文件的普遍要求和特定分级，具有统一性、长期性、规范性、重复性、公开性特点，便于企业生产经营管理活动的统一运行、客观评判和持续改进。我们将它定性为体系文件的自然属性。
（2）按社会属性定位分成三类文件架构管理
一是按序列进行分类管理。据企业的经营范围和管理对象，将体系文件分为生产经营、人力资源、设备设施、科技进步、工程投资、政策法规、审计监督、纪检监察、安全生产、党政事务、行政后勤管理等类别，建立专项管理手册，适用于本专项管理所涉及的各部门、各岗位。
二是按层级进行分层管理。据企业的管理体制和组织结构，将体系文件分为企业手册、部门手册和岗位手册。
企业管理手册——是本单位的指导性文件。主要内容包括：手册编制说明、企业概况、管理体系概述、策划、质量方针、目标分解；组织机构、职责和权限；行为规范、管理规范及查询路径；评价与持续改进等。
部门管理手册——是部门内部管理的流程性文件，主要内容包括：手册概述、组织机构及职责、部门工作规范、检查与改进、部门评价指标、相关文件及记录清单等。
岗位工作手册——是对专项管理手册、部门工作手册的进一步分解和落实的操作性文件，主要内容包括：手册概述、岗位工作要求、考核评价等内容。
三是按标准化要求进行标准管理。将体系文件中的程序文件，作业文件、作业规范、质量计划和质量记录等，按照企业标准化要求归集、对照，转化为技术标准、管理标准和工作标准等。
一套文件不同的架构，可动态运行，静态随时汇编成册，满足不同的管理需求，实现“同炒一盘菜，各敬各的神”这一组合功能。其中体系文件的分级管理，是遵循ISO9000的本质规律，体现体系文件的标准架构和合规性、符合性、适用性、前瞻性，同时兼具文件管理的基础性、仓储性功能；体系文件的分类管理，突出体系文件的专业性、系统性，是满足企业各个专项管理工作的需要；体系文件的分层管理，将体系文件部门化、岗位化，强调体系运行的执行主体及执行依据，是体系落地运行的有效途径；体系文件的标准化转化，注重体系文件的强制性、融合性，是企业多个标准体系一体化的手段和平台。
（二）实施属性管理的步骤
按照集成整合—属性分解—应用组合—技术支持的程序进行文件管理和运行。
第一、建仓库、筑基础。严格按照GB/T19001-2008《质量管理体系要求》规定建立体系文件三级架构，进行企业体系文件全面集成，建设企业级的体系文件文档库。
第二、划序列、建目录。在企业级的体系文件文档库中，按序列建立分类目录，进行文件归集，形成专项工作管理手册。
第三、分层级、重应用。依分类目录按部门、岗位职责进行体系文件层级分解，划厚为薄，较繁为简，做到每部门一册、每岗位一册，方便员工全面、专业、透彻地了解、掌握和运用本岗位的工作职责、作业流程和工作标准。
第四、成标准、强规则。体系文件的标准化转换，利于企业的标准化建设与管理，便于企业多个标准体系的融合。大力促使文件的规范和实施。
第五、运用信息技术、发挥整体效能
一是新建管理体系信息系统，实现体系文件的编、审、批、发、用、改、废的管理及内审、管理评审等的信息化管理。凡企业编写的手册性文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）的发布与修改，通过管理体系信息系统进行，在原文基础上标识修改内容，自动保存历史版本。
二是扩充OA办公系统功能。对现有OA发文流程进行改造，凡企业公开颁布、重复使用的长期有效的制度性文件，自动传送到管理体系信息系统中进行编码分属性控制和管理。制度性文件的修改，按照行政公文管理的惯例和OA发文流程修改行文，同时作废原公文。
三是在管理体系信息系统中建立企业级体系文件库，按照分级、公类、分层、对标等多维度进行管理。同时提供外来文件导入、存放、查询功能，外来文件电子版本直接导入、纸质版本扫描导入，便于体系文件的动态运行、静态组合、集繁岗简、查询方便，实现体系文件的系统化、专业化、级别化和层次化。
三、结论
实施体系文件的属性管理，实际上是一套文件体系几个角度组合，通过三级文件架构的集成，按序列分类、按层级分层，按标准化要求进行分类组合，并借助信息技术来运行这一动态控制，一是能够有机结合体系文件的标准化要求与企业的生产经营管理实际，实现体系运行的知行合一；二是能够提高体系文件的适用性、系统性，简约化和应用率；三是能够实现修改的、新发布的制度、流程和痕迹记录及时进入体系文件；四是能够实现体系文件的系统化、专业化、级别化和层次化，便于体系文件的动态运行、静态组合，从根本上切实解体系运行与实际工作脱节，“水土不服”、“被贯标”和“两张皮”现象。
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